home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c13.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  11.0 KB  |  318 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-13
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Management of long distance telephone service
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin provides guidance concerning the
  13. management, use, and control of long distance telephone services.
  14.  
  15. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  16. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  17.  
  18. 3.  Contents.
  19.  
  20.     Topic                                              Paragraph
  21.  
  22. Related material..........................................4
  23. Information and assistance................................5
  24. Definition................................................6
  25. Discussion................................................7
  26. Agency responsibilities...................................8
  27. GSA responsibilities......................................9
  28. Cancellation..............................................10
  29. Examples of Calls Necessary in the
  30.   Interest of the Government.........................Attachment A
  31.  
  32. 4.  Related material.
  33.  
  34.     a.  FIRMR 201-21.601
  35.     b.  FPMR 101-2.1
  36.     c.  31 USC 1348 Telephone installation and charges
  37.     d.  FTS2000 Agency Reference Guides (Network A or B)
  38.  
  39. 5.  Information and assistance.  To obtain FTS2000 call detail
  40. report information, reference guides, or other information
  41. pertaining to this bulletin contact:
  42.  
  43.     a.  FTS2000 Network A Customer Services Branch
  44.         Telephone FTS 393-7530 or (703) 760-7530
  45.  
  46.     b.  FTS2000 Network B Customer Services Branch
  47.         Telephone FTS 393-2922 or (703) 904-2922
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1                                               Attachment
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin C-13
  56.  
  57.  
  58. 6.  Definition.  "Call detail report (CDR)" means a record of long
  59. distance telephone calls showing, the originating number;
  60. destination number; city, and state; date and time of day the call
  61. was made; and the duration of the call.
  62.  
  63. 7.  Discussion.  GSA provides both local and long distance
  64. telecommunication services to meet the requirements of Federal
  65. Agencies.  Regulations governing the use of GSA-provided systems or
  66. services and other Government-provided long distance networks are
  67. described in FIRMR 201-21.601.
  68.  
  69. 8.  Agency responsibilities.
  70.  
  71.     a.  General.  Each agency should ensure that--
  72.  
  73.         (1)  Arrangements have been established to verify usage of
  74. the long distance services for which it is charged, i.e., that
  75. calls were made; see FPMR 101-2.1.
  76.  
  77.         (2)  Government-provided long distance networks are used
  78. only for official business, emergency calls, and calls the agency
  79. considers necessary in the interest of the Government.  Agencies
  80. should develop guidelines that incorporate FIRMR policies and
  81. provide examples of calls that may be considered necessary in the
  82. interest of the Government; see Attachment A.  Note--It is
  83. reasonable to presume that calls are official if they are completed
  84. to Federal agency offices; therefore, agency effort to comply with
  85. 31 USC 1348 should be directed to the remaining calls.
  86.  
  87.         (3)  Commercial long distance calls are permitted only when
  88. Government provided service is not available and only when such
  89. calls are for official business.  (Commercial long distance bills
  90. must be certified in accordance with 31 USC 1348.)
  91.  
  92.         (4)  CDR information is properly safeguarded and managed;
  93. see Privacy Act guidance referenced in paragraph 6d.
  94.  
  95.         (5)  The appropriate level of service (e.g., standard,
  96. commercial, government, or national) is furnished each employee.
  97.  
  98.         (6)  Where there is a large quantity of official collect
  99. calls, the use of IN-WATS or 800 numbers is considered.
  100.  
  101.         (7)  Limitations and controls over the issuance of
  102. telephone authorization codes or calling cards are established and
  103. an annual validation of the continued need for these cards is
  104. conducted.  (These calls must be certified in accordance with 31
  105. USC 1348.)
  106.  
  107.                               2
  108.                                              FIRMR Bulletin C-13
  109.  
  110.  
  111.         (8)  Unofficial audio text calls (e.g., dial-a-joke,
  112. dial-a-horoscope) are blocked where technically feasible.  GSA has
  113. blocked the FTS2000 network access to "900" calls.
  114.  
  115.         (9)  The feasibility of using authorization or access codes
  116. for long distance telephone calls is considered.
  117.  
  118.     b.  Call detail.  Each Agency should establish a call detail
  119. report program.  The analysis of call detail will provide agencies
  120. with information needed to verify usage, distribute cost within the
  121. agency, and detect and deter possible abuse of long distance
  122. services.  The analysis may reveal calling patterns such as:
  123.  
  124.         (1)  Inappropriate or recurring calls particularly to
  125. non-Government telephone numbers.
  126.  
  127.         (2)  Recurring calls placed outside normal business hours.
  128.  
  129.         (3)  Excessively long calls.
  130.  
  131.         (4)  Calls charged to the wrong organization.
  132.  
  133. Note-- GSA believes it is not cost effective to collect, process,
  134. review, and store 100% CDR even if the cost to obtain the data is
  135. quite low as would typically be the case when acquiring a new local
  136. service switch.  GSA intends to provide automatic number
  137. identification (ANI) at consolidated locations.  Agencies should
  138. consider ANI at their exclusive locations.
  139.  
  140. Note--Initially the Government will not be able to provide
  141. originating telephone numbers to FTS2000 contractors at some
  142. locations in order for these contractors to identify the
  143. originating number on the CDR record.  Agency employees at those
  144. locations need to verify that the calls were made and were official
  145. by other means.  The October 26, 1989 memo to the FTS2000
  146. Coordinators provides guidance on ways to verify FTS2000 invoices.
  147.  
  148.     c.  Call detail examples.  Agency policies and procedures that
  149. could result from an analysis of CDR data include--
  150.  
  151.         (1)  Ensuring that employees know that long distance
  152. charges directly affect program cost.
  153.  
  154.         (2)  Removing long distance capability from certain
  155. telephones.
  156.  
  157.  
  158.                               3
  159. FIRMR Bulletin C-13
  160.  
  161.  
  162.         (3)  Electronically blocking audio text or other unoffical
  163. calls.
  164.  
  165.         (4)  Establishing 800 calling capability.
  166.  
  167.         (5)  Reporting improperly charged calls to GSA for
  168. resolution with the FTS2000 contractor.
  169.  
  170.     d.  Privacy Act.  Agencies need to consider the Office of
  171. Management and Budget's "Guidance on the Privacy Act Implications
  172. of Call Detail Programs to Manage Employees' Use of the
  173. Government's Telecommunication System"  (See FEDERAL REGISTER, 52
  174. FR 12990, April 20, 1987).
  175.  
  176.     e.  Freedom of Information Act.  Agencies need to ensure that
  177. rules implementing the Freedom of Information Act 5 USC 552 are
  178. complied with regarding the information in a CDR; i.e., whether the
  179. information may be disclosed or whether an exemption to disclosure
  180. applies.
  181.  
  182.     f.  Records.  The National Archives and Records Administration
  183. (NARA), General Records Schedule 12 applies to call detail records.
  184.  
  185.     g.  Misuse.  Each agency should ensure that personnel are aware
  186. that telephone misuse is covered by--
  187.  
  188.         (1)  Office of Personnel Management and agency regulations
  189. regarding disciplinary actions and collection efforts that will be
  190. taken against Federal Employees who misuse Government property or
  191. services (see 5 CFR 735.205); and
  192.  
  193.         (2)  Criminal statutes dealing with the misuse of
  194. Government property or services.
  195.  
  196. 9.  GSA responsibilities.
  197.  
  198.     a.  GSA will-- 
  199.  
  200.         (1)  Resolve agency billing disputes with its FTS2000
  201. contractors.
  202.  
  203.         (2)  Provide CDR program guidance upon request.
  204.  
  205.         (3)  Administer telecommunications technical support
  206. contracts for use by Federal agencies in establishing telephone
  207. management and accountability programs.
  208.  
  209.  
  210.  
  211.                               4
  212.                                               FIRMR Bulletin C-13
  213.  
  214.  
  215.         (4)  Provide agencies with a CDR sampling methodology, (or
  216. agencies may develop their own plan,) that will help determine that
  217. long distance calls were made and were for official business.
  218.  
  219.     b.  CDR information on local calls is not available from GSA,
  220. and GSA does not recommend that agencies obtain and analyze
  221. information on local calls to detect employee misuse.  GSA believes
  222. that the cost of such collection and analysis generally outweigh
  223. the benefits.
  224.  
  225. 10.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 50 is canceled.
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232. Thomas J. Buckholtz
  233. Commissioner
  234. Information Resources
  235. Management Service
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                               5
  265.                                               FIRMR Bulletin C-13
  266.                                                      Attachment A
  267.  
  268.  
  269.                       Examples of Calls
  270.          Necessary in the Interest of the Government
  271.  
  272.  
  273. Use of Government provided long distance telephone systems and
  274. services are for the conduct of official business.  Official
  275. business calls may include emergency calls and other calls the
  276. agency determines are necessary in the interest of the Government. 
  277. Agencies should not install additional telephone equipment or
  278. increase levels of service on existing telephones merely to
  279. accommodate circumstances for these calls.  Examples of such calls
  280. are:
  281.  
  282.   1.  Calls to home or doctor if an employee is injured or becomes
  283. sick at work. 
  284.  
  285.   2.  An employee traveling on Government business is delayed by
  286. business or transportation problems and calls to notify family.
  287.  
  288.   3.  An employee traveling on Government business in the United
  289. States makes a brief call home but not more than an average of one
  290. call per day.  Note--Federal agencies that require employees to
  291. travel outside the United States may wish to implement similar
  292. guidance. 
  293.  
  294.   4.  An employee is required to work overtime without advance
  295. notice and calls within the local commuting area to advise family
  296. of the change in schedule or to make alternative transportation or
  297. child care arrangements.
  298.  
  299.   5.  An employee makes a brief daily call to a location within the
  300. local commuting area to speak to a spouse or minor children or
  301. those responsible for the children.
  302.  
  303.   6.  An employee makes brief calls to locations within the local
  304. commuting area that can be reached only during working hours, such
  305. as a local government agency, bank or physician.
  306.  
  307.   7.  An employee makes brief calls to locations within the local
  308. commuting area to arrange for emergency repairs to home or car.
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.                               1 
  318.